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Mini Guía de teletrabajo

“Corren por la web muchos documentos en estos días con consejos y herramientas para el teletrabajo, desde Creactivitat te facilitamos la labor con una selección de los mejores recursos para trabajar desde casa”

Durante esta situación de confinamiento que estamos viviendo por causa de la propagación del COVID-19, las formas de relación entre los trabajadores y las empresas han cambiado radicalmente y de forma repentina.

La importancia del teletrabajo ha cobrado relevancia y durante las últimas semanas el número de teletrabajadores ha aumentado masivamente. Sin embargo, no todas las personas están en la misma situación y surgen ciertos problemas o dificultades para continuar con la actividad laboral.

Existen diferentes modalidades de teletrabajo que permiten a las empresas seguir con normalidad su actividad gracias al uso de las nuevas tecnologías (TIC), es por ello que desde Creactivitat os presentamos una mini guía de teletrabajo donde detallamos una serie de recomendaciones, herramientas o recursos para trabajar desde casa, y exponemos las posibles ayudas para las empresas y trabajadores.

ÍNDICE

  1. RECOMENDACIONES
  2. HERRAMIENTAS Y RECURSOS
  3. PRESTACIONES Y AYUDAS
  4. SEGURIDAD TÉCNICA Y LEGAL
  5. CONSEJOS PERSONALES
  6. RECOMENDACIONES GENERALES

Recomendaciones

Ante esta situación de crisis sanitaria, todos debemos seguir unas pautas de comportamiento y actuación ciudadana, sin embargo, en muchos países el hábito del teletrabajo no está muy extendido y existe cierta desinformación al respecto. Por ello, en el siguiente enlace podréis consultar las recomendaciones para empresas y personas teletrabajadoras sobre actuaciones vinculadas a las situaciones que se puedan producir por efecto del COVID-19 proporcionadas por la Generalitat de Catalunya.

Herramientas y recursos

La falta de recursos o el desconocimiento de las herramientas para el teletrabajo son el principal problema al que se enfrentan muchos trabajadores. Existen numerosas plataformas y nuevas tecnologías que nos facilitan la actividad laboral desde casa, a continuación, detallamos una selección de las mejores herramientas para el teletrabajo:

Chats de comunicación, esenciales para comunicarnos con nuestros compañeros y organizar las tareas de trabajo. Plataformas como slack.com (Correo inteligente perfecto para la gestión de trabajo en equipo), Jitsi.org (Video conferencias gratuitas sin registro ni instalación de software) y Zoom.us (Video conferencias gratuitas con calidad HD).

Gestión de proyectos, el primer paso para un trabajo bien hecho es la organización. Para ello, podemos contar con herramientas como www.Trello.com (Trello es un software de administración y organización de proyecto), www.Asana.com (Aplicación web y móvil para optimizar la comunicación y la colaboración en equipo) o www.Redmine.org (Herramienta completa para la gestión de proyectos).

Gestión de ventas, sin duda, no hay que olvidar la comunicación con nuestros clientes, gracias a www.Hubspot.es (Software de marketing, ventas y servicio de atención al cliente) y a www.Sumacrm.com (CRM online sencillo y útil para pymes), podremos mantener una buena relación entre empresas y clientes.

Gestión laboral, es importante también para las empresas la gestión del personal, una plataforma que facilita mucho el trabajo es www.wolterskluwer.es (Gratis para la gestión de bajas laborales COVID a3LectorFIE).

Gestión de contraseñas en remoto, la mejor forma de guardar todas las contraseñas en un lugar seguro sin preocuparnos de perderlas con www.Keepass.info (Administrador de gestión de passwords gratuito y de código abierto) o 1Password.com (Administrador de gestión de contraseñas únicas y encriptadas).

Prestaciones y ayudas

No todas las empresas y trabajadores están en las mismas condiciones y es verdad que durante este período de crisis unos se ven más afectados que otros, por este motivo os facilitamos una lista con los tipos de ayudas ofrecidas por la Generalitat de Catalunya:

Para más información, podéis consultar en el portal de Acció a través del buscador de ayudas y servicios para la empresa.

Una vez consolidado el teletrabajo y la disposición de las herramientas necesarias para llevarlo a cabo, nos podremos encontrar ante una serie de situaciones técnicas o legales que nos pueden perjudicar.

Para evitar este tipo de circunstancias, os mostramos las posibles situaciones y los pasos a seguir gracias a la información facilitada por el por el Ilustre Colegio de la Abogacía de Barcelona (ICAB), por Carlos Basteiro, abogado. 03/04/2020. Para más información podéis consultar este enlace:

Es posible que os encontréis en una situación de teletrabajo con recursos facilitados por la empresa (ordenador, ipad, conexión VPN, tel. móvil, etc.)

  • Sigue de forma estricta las instrucciones que te han dado. Debería existir un protocolo de teletrabajo o algún documento legal informativo.
  • Utilízalo sólo tú, si eres la única persona asignada, y sólo para la actividad profesional.
  • No modifiques sus configuraciones.

Si estáis utilizando dispositivos tecnológicos personales para trabajar desde casa deberíais tener en cuenta los siguientes aspectos:

Para proteger el dispositivo:

  • Es aconsejable instalar un antivirus y un Firewall: Existen muchos gratuitos y confiables (Avast, AVG, McAfee, Kaspersky, etc.).
  • Actualizar el sistema operativo y programas. (Sistemas gratuitos VPN: Cyberghost, Hide.me, Opera VPN).
  • Crear una cuenta de usuario específica para la actividad profesional.
  • Conectarse al servidor de la empresa sólo a través de la Red Privada Virtual (VPN) que te han habilitado. (Sistemas gratuitos alternativos al VPN: Cyberghost, Hide.me, Opera VPN).

Para proteger la información:

  • Utilizar y guardar contraseñas en un lugar seguro (KeePass).
  • No compartir documentos e información en entornos no seguros o con 3º fuera del estricto ámbito laboral.
  • Cifrar documentos sensibles compartiendo la contraseña con destinatario por un medio seguro distinto (7Zip, Encrypto), o mejor compartirlos en entornos propios controlados (Gdrive, Dropbox, Microsoft 365, etc.).
  • Realizar copias de seguridad periódicas de la información que tratas y generas, independientemente que se refiera a datos de carácter personal o no.
  • Borrar los datos de forma segura (Eraser, Undelete 360).
  • Cifrar el disco duro y dispositivos como el USB (Bitlocker, Verocrypt, USB Safeguard).

Para proteger la conexión a la Red:

  • Revisar el router-wifi con tu operador para que esté actualizado y con medidas básicas de seguridad activadas.
  • No usar redes wifi abiertas y/o públicas.

Consejos personales

Atención a emails recibidos de remitentes desconocidos.

Remitentes conocidos, pero con contenido no habitual:

  • Evitar abrir archivos adjuntos ni descargar documentos en tus dispositivos, si no tienes el 100% de seguridad de: quien lo envía, por qué lo envía, con qué finalidad, qué contiene, cuándo está programado que lo recibas, o habías hablado previamente con el remitente sobre el documento.
  • Por defecto, pon en duda cualquier acción que suponga acceso a tus datos (cuentas corrientes, tarjetas de crédito, información personal o íntima).

Recomendaciones generales

Por último, ofrecemos una serie de recomendaciones y consejos generales que podrían ayudaros en vuestro día a día:

  • Crear un espacio en condiciones para trabajar que sea ergonómico.
  • Crear una lista de cosas por hacer cada día. Prioriza cosas urgentes y cosas importantes.
  • Limitar frentes abiertos y ordenar el tiempo.
  • Establecer objetivos claros, coherentes y asequibles. Fijar un período de tiempo para conseguirlo.
  • Compartir tus propósitos y complicaciones con el resto del equipo y con otros asesores especializados.
  • Reconsiderar tus prioridades y darte un espacio de respiro.
  • Establecer un horario específico para relacionarte con tus familiares, amigos, trabajadores y clientes.
  • Evaluar tu actividad y ajustar expectativas.

Si os ha resultado útil esta información podéis descargar esta guía en el siguiente enlace.

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